Privacyverklaring
De Code Helpt B.V.
Versie: september 2026
1. Wie zijn wij?
De Code Helpt B.V. is een zorgorganisatie die ondersteuning biedt aan jeugdigen en jongvolwassenen. Onze dienstverlening kan onder meer bestaan uit individuele begeleiding, dagbesteding, sport en leefstijl, tijdelijke opvang en verblijf, intensieve begeleiding en – waar van toepassing – diagnostiek en behandeling.
Voor een goede uitvoering van onze dienstverlening verwerken wij persoonsgegevens. Daarbij kunnen ook bijzondere persoonsgegevens en gegevens over gezondheid worden verwerkt.
Wij vinden het belangrijk dat zorgvuldig, vertrouwelijk en veilig met persoonsgegevens wordt omgegaan.
Contactgegevens
De Code Helpt B.V.
Zwaerdecroonstraat 11
3021 WL Rotterdam
KvK: 42034322
Algemeen: info@decodehelpt.nl
Privacy: privacy@decodehelpt.nl
Klachten: klachten@decodehelpt.nl
Website: www.decodehelpt.nl
De Code Helpt B.V. is, voor zover zij zelfstandig het doel en de middelen van de verwerking bepaalt, verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
2. Op wie is deze privacyverklaring van toepassing?
Deze privacyverklaring is onder meer van toepassing op persoonsgegevens van:
- cliënten, deelnemers en bewoners;
- jeugdigen en jongvolwassenen;
- ouders, verzorgers en wettelijke vertegenwoordigers;
- gezins- en netwerkleden voor zover hun gegevens onderdeel zijn van een zorgtraject;
- verwijzers en opdrachtgevers;
- medewerkers van gemeenten en andere overheidsinstanties;
- jeugdbeschermers en andere betrokken professionals;
- zorgverleners en samenwerkingspartners;
- bezoekers van onze website;
- personen die contact met ons opnemen;
- sollicitanten;
- medewerkers, opdrachtnemers en andere professionals die voor of met De Code Helpt werken.
3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Welke gegevens wij verwerken hangt af van de relatie die iemand met De Code Helpt heeft.
Wij kunnen onder meer de volgende gegevens verwerken:
- naam, adres en woonplaats;
- geboortedatum en geboorteplaats;
- geslacht, voor zover noodzakelijk;
- telefoonnummer en e-mailadres;
- contactgegevens van ouders, verzorgers of vertegenwoordigers;
- identificatie- en cliëntgegevens;
- BSN, uitsluitend wanneer hiervoor een wettelijke grondslag bestaat;
- informatie over gezin, netwerk, school, werk en daginvulling;
- informatie over financiën en zelfredzaamheid indien relevant voor de hulpverlening;
- gegevens over verwijzing, indicatie, beschikking of financiering;
- zorg- en begeleidingsgegevens;
- doelen, evaluaties en voortgang;
- rapportages en contactmomenten;
- incident- en veiligheidsinformatie;
- signalerings- en veiligheidsplannen;
- medicatiegegevens indien noodzakelijk;
- gezondheidsgegevens;
- gedragswetenschappelijke, psychologische of psychiatrische gegevens indien van toepassing;
- correspondentie met cliënt, vertegenwoordigers, verwijzers en ketenpartners;
- gegevens die noodzakelijk zijn voor declaratie, facturatie en verantwoording;
- gegevens die iemand zelf verstrekt via onze website, e-mail, telefoon of andere communicatiekanalen.
Wij verwerken niet meer persoonsgegevens dan redelijkerwijs noodzakelijk is voor het doel waarvoor de gegevens worden gebruikt.
4. Bijzondere persoonsgegevens en zorggegevens
Binnen onze dienstverlening kunnen wij bijzondere categorieën persoonsgegevens verwerken, in het bijzonder gegevens over de gezondheid.
Dergelijke gegevens worden alleen verwerkt wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat en de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering, kwaliteit, veiligheid, continuïteit of verantwoording van de zorg en ondersteuning.
Medewerkers en ingeschakelde professionals hebben alleen toegang tot persoonsgegevens voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun werkzaamheden.
Zij zijn gehouden aan toepasselijke geheimhoudings- en vertrouwelijkheidsverplichtingen.
5. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?
De Code Helpt kan persoonsgegevens verwerken voor onder andere:
- het beoordelen van een aanmelding;
- het bepalen of wij passende ondersteuning kunnen bieden;
- intake en plaatsing;
- het uitvoeren van zorg, begeleiding, dagbesteding en verblijf;
- het opstellen en uitvoeren van een zorg-, begeleidings- of ondersteuningsplan;
- het volgen en evalueren van doelen en ontwikkeling;
- het waarborgen van veiligheid van cliënten, medewerkers en derden;
- het registreren, onderzoeken en opvolgen van incidenten;
- overleg met ouders, verzorgers en wettelijke vertegenwoordigers;
- samenwerking met verwijzers en andere betrokken professionals;
- continuïteit en overdracht van zorg;
- diagnostiek of behandeling wanneer dit onderdeel is van het traject;
- declaratie en financiële administratie;
- verantwoording aan financiers en opdrachtgevers;
- kwaliteitsbewaking en kwaliteitsverbetering;
- klachtenafhandeling;
- het voldoen aan wettelijke verplichtingen;
- personeels- en contractadministratie;
- sollicitatieprocedures;
- beveiliging van onze organisatie en informatiesystemen;
- beantwoording van vragen en contactverzoeken.
6. Op welke grondslagen verwerken wij persoonsgegevens?
Afhankelijk van de situatie baseren wij de verwerking van persoonsgegevens op één of meerdere grondslagen uit de AVG, waaronder:
- de uitvoering van een overeenkomst;
- het voldoen aan een wettelijke verplichting;
- bescherming van vitale belangen;
- vervulling van een taak van algemeen belang, indien van toepassing;
- een gerechtvaardigd belang;
- toestemming, wanneer toestemming de passende wettelijke grondslag is.
Voor bijzondere persoonsgegevens, waaronder gezondheidsgegevens, moet daarnaast een toepasselijke uitzondering uit de AVG of andere wetgeving bestaan.
Wanneer toestemming de grondslag is, kan deze toestemming in beginsel worden ingetrokken. Intrekking heeft geen terugwerkende kracht.
7. Minderjarigen en wettelijke vertegenwoordigers
Een belangrijk deel van onze dienstverlening is gericht op jeugdigen.
Bij het verwerken van gegevens van minderjarigen houden wij rekening met hun leeftijd, ontwikkelingsniveau, wettelijke vertegenwoordiging en de toepasselijke wet- en regelgeving.
Wie toestemming kan geven, wie informatie mag ontvangen en wie rechten met betrekking tot een dossier kan uitoefenen, is afhankelijk van onder meer de leeftijd van de jeugdige, de aard van de dienstverlening, het gezag en het toepasselijke wettelijke kader.
Wij verstrekken daarom niet automatisch alle informatie aan een ouder, verzorger of andere betrokkene. Per situatie beoordelen wij wie bevoegd is om informatie te ontvangen.
8. Cliëntdossier
Wanneer iemand bij ons in zorg of begeleiding komt, kunnen wij een digitaal cliëntdossier aanleggen.
Daarin kunnen onder andere worden opgenomen:
- intakegegevens;
- hulpvraag;
- doelen;
- begeleidings- of zorgplan;
- rapportages;
- evaluaties;
- relevante correspondentie;
- veiligheidsafspraken;
- incidentregistraties;
- informatie van betrokken professionals;
- relevante medische of gedragswetenschappelijke informatie;
- informatie over voortgang en afsluiting van het traject.
De toegang tot dossiers wordt zoveel mogelijk beperkt tot personen die deze gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden.
9. Met wie delen wij persoonsgegevens?
Wij verkopen persoonsgegevens nooit.
Voor een goede uitvoering van de dienstverlening kan het noodzakelijk zijn gegevens te delen met andere partijen.
Afhankelijk van het traject kan het bijvoorbeeld gaan om:
- gemeenten;
- wijk- of jeugdteams;
- gecertificeerde instellingen en jeugdbescherming;
- wettelijke vertegenwoordigers;
- andere zorgaanbieders;
- behandelaars;
- huisartsen of medische professionals;
- onderwijsinstellingen;
- reclassering;
- politie of andere bevoegde instanties;
- hoofd- en onderaannemers;
- financiers;
- accountants en administratieve dienstverleners;
- leveranciers van digitale systemen en het elektronisch cliëntdossier;
- externe kwaliteits-, klachten- of vertrouwensvoorzieningen.
Wij delen alleen gegevens wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat en beperken de verstrekking zoveel mogelijk tot hetgeen noodzakelijk is.
Wanneer een organisatie namens ons persoonsgegevens verwerkt, maken wij waar nodig afspraken over privacy, beveiliging, geheimhouding en gegevensverwerking.
10. Veiligheid en noodsituaties
In uitzonderlijke situaties kan het noodzakelijk zijn persoonsgegevens te verstrekken om de veiligheid van een cliënt of een ander persoon te beschermen.
Bijvoorbeeld bij:
- acuut gevaar;
- vermissing;
- ernstige veiligheidsincidenten;
- een medische noodsituatie;
- een wettelijke meld- of informatieplicht;
- een situatie waarin politie, hulpdiensten of andere bevoegde instanties moeten worden ingeschakeld.
Ook in dergelijke situaties delen wij niet meer informatie dan naar onze beoordeling noodzakelijk en toegestaan is.
11. Beveiliging
De Code Helpt neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onder andere:
- verlies;
- onbevoegde toegang;
- onrechtmatige verwerking;
- ongewenste wijziging;
- ongeoorloofde verstrekking.
Wij werken onder meer met toegangsbeveiliging, autorisaties, beveiligde systemen, afspraken over vertrouwelijkheid en interne procedures rondom informatiebeveiliging en privacy.
Beveiligingsmaatregelen worden periodiek beoordeeld en waar nodig aangepast.
12. Bewaartermijnen
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaartermijn van toepassing is.
Voor cliënt- en zorgdossiers gelden de bewaartermijnen die voortvloeien uit de toepasselijke wet- en regelgeving en het wettelijke kader waarbinnen de betreffende dienstverlening is geleverd.
Administratieve en fiscale gegevens worden bewaard gedurende de daarvoor geldende wettelijke termijn.
Gegevens waarvoor geen specifieke wettelijke bewaartermijn geldt, worden verwijderd of geanonimiseerd zodra deze niet langer noodzakelijk zijn.
13. Rechten van betrokkenen
Afhankelijk van de situatie en toepasselijke wetgeving heeft een betrokkene onder meer het recht om:
- persoonsgegevens in te zien;
- onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren;
- persoonsgegevens te laten verwijderen;
- verwerking te laten beperken;
- bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
- persoonsgegevens over te dragen wanneer het recht op dataportabiliteit van toepassing is;
- toestemming in te trekken wanneer verwerking op toestemming is gebaseerd.
Een verzoek kan worden gestuurd naar:
Wij kunnen om aanvullende informatie of identificatie vragen wanneer dit noodzakelijk is om vast te stellen dat het verzoek door de juiste persoon wordt gedaan.
Een verzoek kan geheel of gedeeltelijk worden geweigerd wanneer de wet dit toestaat of wanneer rechten en belangen van anderen zich tegen verstrekking of verwijdering verzetten. Wanneer dat gebeurt, leggen wij dit waar mogelijk uit.
14. Privacy van andere personen in een cliëntdossier
Een cliëntdossier kan informatie bevatten over andere personen, bijvoorbeeld ouders, gezinsleden, medebewoners, professionals of andere betrokkenen.
Bij een verzoek om inzage of een afschrift houden wij ook rekening met de privacy en rechten van deze personen.
Dit kan betekenen dat bepaalde informatie niet of slechts gedeeltelijk wordt verstrekt.
15. Datalekken
Wanneer sprake is van een beveiligingsincident waarbij persoonsgegevens betrokken zijn, beoordelen wij of sprake is van een datalek.
Indien noodzakelijk wordt het datalek gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens en/of aan de betrokken personen, overeenkomstig de wettelijke verplichtingen.
16. Website en contactformulieren
Wanneer iemand onze website bezoekt of een contactformulier invult, kunnen gegevens worden verwerkt die nodig zijn voor het functioneren en beveiligen van de website en voor het beantwoorden van het verzoek.
Wanneer cookies of vergelijkbare technieken worden gebruikt waarvoor toestemming is vereist, vragen wij daarvoor toestemming.
Wij adviseren om via een algemeen contactformulier geen uitgebreide medische of andere zeer gevoelige informatie te versturen, tenzij het formulier daarvoor specifiek is ingericht en passend beveiligd is.
17. Foto’s, video’s en publicaties
Foto’s of video’s waarop personen herkenbaar in beeld zijn, worden niet zonder meer gebruikt voor openbare communicatie of promotionele doeleinden.
Wanneer toestemming vereist is, vragen wij deze vooraf.
Toestemming voor publicatie kan afzonderlijk worden vastgelegd en staat los van de vraag of iemand zorg of ondersteuning van De Code Helpt ontvangt.
18. Sollicitanten en professionals
Wanneer iemand bij De Code Helpt solliciteert of werkzaamheden voor ons uitvoert, kunnen wij persoonsgegevens verwerken voor onder meer:
- beoordeling van geschiktheid;
- verificatie van diploma’s en kwalificaties;
- controle van registraties;
- VOG en andere vereiste documenten;
- contractering;
- planning;
- kwaliteitsbewaking;
- financiële administratie;
- naleving van wettelijke en contractuele verplichtingen.
Ook deze gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk of wettelijk verplicht.
19. Klachten over privacy
Heeft u een vraag of klacht over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op via:
Een algemene klacht over onze dienstverlening kan worden ingediend via:
Daarnaast heeft een betrokkene het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
20. Wijzigingen
Wetgeving, onze dienstverlening en onze organisatie kunnen veranderen.
De Code Helpt kan daarom deze privacyverklaring wijzigen. De meest actuele versie wordt gepubliceerd via onze website.
Bij belangrijke wijzigingen kunnen wij betrokkenen aanvullend informeren.
21. Contact
Voor algemene vragen:
Voor vragen en verzoeken over privacy:
Voor klachten:
De Code Helpt B.V.
Zwaerdecroonstraat 11
3021 WL Rotterdam
KvK: 42034322
Versie september 2026
